Você está realmente recebendo tudo o que vende?

Muitos empreendedores, ao pensar na gestão financeira do negócio, logo associam o tema ao controle de despesas. E claro, isso é fundamental. Mas será que somente gerenciar gastos é o suficiente? Um ponto igualmente crucial é verificar se o que foi vendido está efetivamente sendo pago.

Recentemente, uma franqueada do setor de calçados compartilhou uma situação inesperada: ao revisar suas operações, descobriu que nem todas as suas vendas estavam sendo depositadas na conta da empresa. Como assim? Apesar de as vendas constarem no sistema de ponto de venda, o valor total não estava no relatório de pagamentos por cartão. Intrigada, percebeu que fazer uma verificação manual, com o volume de transações diárias, seria impossível.

A solução encontrada foi a implantação de um software que fizesse a conciliação de cartões. Com esse sistema, ela conseguiu detectar, de forma automatizada, inconsistências frequentes entre o que era vendido e o que era efetivamente pago.

Algumas transações, embora registradas na loja, não constavam nos relatórios enviados pelas adquirentes de cartão, o que significa que o valor simplesmente não entrava na conta.

Diante dessa situação, a franqueada revisou todas as operações da loja para garantir que não se tratava de um problema interno. Com os comprovantes emitidos pela maquineta de cartão em mãos, ela conferiu transação por transação, eliminando a possibilidade de fraude dentro da empresa. Esse processo revelou que o problema, na verdade, estava em falhas operacionais da própria adquirente.

É um erro mais comum do que se imagina. Só para dar um exemplo, no biênio 2022/2023, com a funcionalidade de conciliação de cartões,  a F360 ajudou seus clientes a recuperarem R$159 milhões, demonstrando que não se trata de um problema isolado.

Além das inconsistências em vendas, o sistema também detecta divergências nas taxas cobradas, que podem não corresponder ao valor acordado com as bandeiras de cartão, o que também representa uma perda significativa.

A conciliação manual seria praticamente inviável para quem lida com alto volume de vendas, e é aí que a tecnologia se torna uma aliada essencial. Com processos automatizados, o empreendedor consegue identificar rapidamente divergências, evitando que valores se percam em um fluxo financeiro complexo.

Mesmo um pequeno percentual de inconsistência, como 0,1%, pode somar quantias expressivas ao longo de um ano. Já houve casos de varejistas que recuperaram milhares de reais ao identificar essas falhas com o auxílio de softwares.

Embora o cartão de crédito e débito seja considerado um meio seguro para o comércio, é essencial que o lojista esteja atento aos detalhes do processo de conciliação. Isso inclui não apenas as vendas registradas, mas também a conferência das taxas aplicadas. No caso de redes de franquias, franqueadores costumam negociar condições vantajosas com as bandeiras de cartão para suas redes, mas nada garante que a taxa combinada seja, de fato, cobrada no dia a dia.

Automatizar a conciliação é uma medida de segurança financeira. Sem essa prática, pequenas divergências diárias podem se acumular e representar um valor significativo no balanço final do ano. Imagine um erro recorrente na cobrança de uma taxa em cada parcela de uma venda a prazo. A menos que o lojista tenha uma ferramenta que aponte essas discrepâncias, ele provavelmente nem perceberia a diferença, mas o impacto no faturamento seria real.

Portanto, faça a sua lição de casa e garanta que está recebendo cada centavo das suas vendas. No varejo, cada real ou até centavo na margem de lucro é importante, e deixar dinheiro escorregar por erros de conciliação é um luxo que nenhum empreendedor pode se dar.

Imagem: Envato

* Maurício Galhardo é engenheiro mecânico e sócio da F360 Educa, plataforma de cursos voltados para varejistas. Apaixonado por finanças, é autor de três livros de negócios e gestão financeira, tem ampla experiência em treinamentos e palestras e já treinou mais de 50 mil pessoas no varejo.