Os 5 erros de gestão financeira que estão sabotando a eficiência do varejo

Todos os dias, o varejista trava uma batalha: conciliar o fluxo de caixa, negociar com fornecedores, gerenciar o estoque e, claro, encantar o cliente na ponta. Com tantas frentes de atuação, é compreensível que a gestão financeira acabe sendo tratada mais como uma obrigação reativa do que como o pilar estratégico que realmente é. No entanto, é exatamente nesse ponto que muitos negócios, mesmo com grande potencial, começam a perder eficiência e fôlego para crescer.

Decisões tomadas “no escuro”, baseadas apenas na intuição, representam um risco alto demais em um cenário de margens apertadas e crescente complexidade. Não à toa, segundo o IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, 48% das empresas brasileiras fecham em até 3 anos, e o principal motivo é a falta de uma gestão eficiente.

Ao longo da minha trajetória, assessorando empreendedores e desenvolvendo estratégias para o varejo, identifiquei cinco erros recorrentes que comprometem a saúde financeira dos negócios. Falhas que, muitas vezes, passam despercebidas na correria do dia a dia, mas que, quando somadas, freiam o desenvolvimento da empresa.

1. Misturar as contas pessoais e as da empresa

Este é, talvez, o erro mais básico e, ainda assim, um dos mais perigosos. É a prática de usar o dinheiro do caixa da loja para pagar uma conta pessoal ou transferir um valor da sua conta particular para cobrir uma despesa do negócio. Essa mistura cria uma névoa que impede a visibilidade sobre o verdadeiro resultado da operação.

Você não sabe se a empresa é realmente lucrativa, qual é a sua real capacidade de investimento ou onde estão os gargalos. A solução é simples, mas exige disciplina: separe totalmente as contas bancárias e os cartões de crédito. Defina um pró-labore fixo para você e trate a empresa como uma entidade independente.

2. Gerenciar no “feeling” e sem registros formais

A intuição do empreendedor é valiosa, mas ela não pode ser a única ferramenta de gestão. Deixar de registrar todas as entradas e saídas, não categorizar despesas e receitas ou não controlar prazos de pagamento e recebimento é como navegar sem bússola.

Sem dados confiáveis, é impossível elaborar um planejamento financeiro, projetar o fluxo de caixa ou tomar decisões estratégicas sobre preços e promoções. Se você ainda não usa um sistema, comece hoje mesmo com uma planilha bem estruturada. O importante é criar o hábito do registro formal e disciplinado.

3. Centralizar todas as tarefas no empreendedor

O “dono-polvo”, que atende no balcão, negocia com fornecedores, cuida das redes sociais e ainda tenta fechar o caixa no fim do dia, é um perfil admirável pela sua dedicação, mas insustentável a longo prazo. Quando uma única pessoa acumula todas as funções, não sobra tempo nem energia para a análise estratégica do negócio.

A gestão financeira deixa de ser proativa e passa a ser apenas reativa, focada em “apagar incêndios”. Aprender a delegar tarefas operacionais é fundamental para que você possa se dedicar ao que realmente importa: pensar no futuro da empresa.

4. Não definir claramente o que é interno e o que é terceirizado

Muitos varejistas contratam um contador, mas não sabem exatamente onde termina a sua responsabilidade e onde começa a do profissional. Essa indefinição cria lacunas perigosas. Quem é o responsável por verificar o correto enquadramento tributário? Quem controla os prazos de pagamento de impostos? Quem analisa os relatórios contábeis para gerar insights de gestão?

Essa falta de clareza resulta em retrabalho, multas e oportunidades perdidas. Estabeleça um contrato de escopo claro com seus prestadores de serviço e mantenha uma comunicação constante para garantir que todas as pontas estejam amarradas.

5. Resistir à tecnologia

Ainda vejo muitos lojistas operando com processos manuais, como cadernos e planilhas complexas e isoladas. Operar dessa forma no cenário atual é como tentar dirigir um carro de corrida com o freio de mão puxado, gastando muito mais energia para avançar muito menos.

A resistência em adotar sistemas de gestão financeira mais robustos e integrados gera perda de tempo, aumenta a chance de erros humanos e distancia o negócio da competitividade. A tecnologia não é um gasto, mas um investimento estratégico que automatiza tarefas, centraliza informações e libera seu tempo para a tomada de decisão.

A urgência da profissionalização em um cenário de transformação

Esses erros se tornam ainda mais críticos quando olhamos para o futuro. A chegada da Reforma Tributária, por exemplo, exigirá um nível de organização de dados que será impraticável de alcançar com controles manuais. Da mesma forma, o avanço da Inteligência Artificial só trará benefícios reais para quem tiver uma base de dados financeiros bem estruturada para ser analisada.

Deixar de corrigir essas falhas não significa apenas perder eficiência, mas arriscar a própria sobrevivência do negócio. A boa notícia é que a correção de rota é possível e começa com um diagnóstico honesto da sua operação. A profissionalização da gestão financeira não é um privilégio de grandes redes, é uma necessidade fundamental para todo varejista que deseja não apenas sobreviver, mas prosperar de forma sustentável.

Imagem: Envato

(*) Maurício Galhardo é sócio da F360. Responsável pela estratégia de capacitação de clientes, empreendedores e profissionais, com iniciativas que promovem uma gestão financeira mais eficiente.  Autor de livros sobre finanças e gestão de vendas no varejo, ele contribui para o desenvolvimento de habilidades estratégicas no setor. É formado em Engenharia Mecânica e pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP/SP.