Como escalar um negócio com processos produtivos: o que todo empreendedor precisa saber para expandir sua empresa

Escalar um negócio significa expandi-lo de forma sustentável. Esse é o desejo da maioria dos pequenos e microempresários do Brasil. O ideal é que a empresa consiga lidar com o aumento significativo na demanda por seus produtos ou serviços, sem que isso resulte na alta proporcional nos custos e na complexidade operacional. O cenário parece complicado, mas é possível equilibrar a balança. É preciso entender que quando investimos tempo, olhando para os processos internos, isso não gera receita, mas sim o aumento de eficiência e, naturalmente, maior lucratividade. Ao aprimorar o processo de produção, o gestor consegue entender onde está falhando e qual seu real potencial de produção, o que o leva a ajustar suas vendas e reformular o valor do seu ticket médio.

Quanto menor é o empreendedor mais fácil será o início desse processo de escalar um negócio da forma correta. Uma dica importante é começar pelo básico: a empresa precisa ter uma missão, visão e valores bem claros e manter uma relação direta e saudável com os seus colaboradores. Todos devem saber interpretar e conhecer bem esses três pontos, não pode haver ruídos na comunicação, isso é crucial para formação da cultura empresarial.

Quando falamos de processos produtivos mais eficientes é impossível não mencionar os KPIs, que monitoram os resultados.   Todas as áreas de uma empresa podem ser metrificáveis através de KPIs, porém para os negócios que estão começando, os principais indicadores que devem ser monitorados são os ligados ao marketing.  Para microempreendedores que não têm muita habilidade com o universo digital, uma forma fácil de acompanhar as métricas é anotando em um caderno físico os dados que precisam ser guardados são os de histórico da evolução das redes sociais: taxa de engajamento, taxa de interação, seguidores, os que deixaram de seguir, curtidas médias das 10 últimas publicações. A periodicidade pode ser semanal, mensal ou qualquer período que o gestor achar relevante, o mais importante é medir a evolução, seja no papel ou por qualquer aplicativo na internet.

Hoje, a tecnologia está presente em empresas de todos os portes, o empreendedor deve acompanhar a evolução das ferramentas de trabalho que podem otimizar os processos produtivos. Para começar, o ideal é ter à disposição um bom CRM (para vendas) e um ERP, que auxilia no controle financeiro e, em alguns sistemas, pode ajudar no monitoramento da área de produção.  As duas ferramentas são essenciais para aumentar a eficiência e garantir uma visão mais ampla para tomada de decisões estratégicas.

Toda mudança é sinônimo de problema, ao implementar um sistema produtivo novo para escalar um negócio, a empresa não está livre de ter que lidar com um período de adaptação. Entretanto, o ganho em evolução é significativo. Os riscos precisam ser calculados e monitorados durante a evolução do processo, existem diversas maneiras de fazer esse levantamento, como com um brainstorm de críticas e sugestões, por exemplo.  Os processos produtivos são como se fossem um caule de uma árvore, não adianta a raiz captar e ter muitos nutrientes (conhecimento de produção, fórmula, segredos e diferenciais) se o caule não é capaz e entregar para o topo (vendas), todo o potencial da raiz, os processos servem para isso, trazer eficiência.

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*Junior Murakami é gestor Executivo do Grupo GD, empresa referência no mercado de joias B2B que atua desde a fabricação de peças, venda, entrega e consultoria especializada aos parceiros