Fichas técnicas: o que são e como fazer

As fichas técnicas são documentos detalhados que fornecem informações específicas sobre um produto, projeto, processo ou serviço. Geralmente, elas contém uma lista de características técnicas, especificações, instruções de uso, materiais utilizados, dimensões, procedimentos de manutenção, entre outras informações relevantes.

É comum o uso de fichas técnicas em diversas áreas, como na indústria, na gastronomia, na moda, na engenharia e também no varejo. Elas são importantes para garantir a consistência na produção, para fornecer orientações precisas aos usuários ou consumidores, e para garantir a qualidade e segurança dos produtos ou serviços. Nesse artigo, vamos entender melhor como funciona a ficha técnica, como fazer e quais são os seus benefícios.

Qual a importância de uma ficha técnica?

Padronização da produção

Uma ficha técnica bem construída e organizada fornece um conjunto detalhado de especificações e instruções que ajudam a garantir a consistência na concepção de produtos ou na prestação de serviços.

Qualidade e Segurança

Ao incluir informações sobre materiais utilizados, instruções de uso adequadas, medidas de segurança e requisitos regulatórios, a ficha técnica contribui para garantir a qualidade e segurança do produto ou serviço.

Tomada de decisão informada

Os consumidores e usuários podem usar as informações contidas na ficha técnica para tomar decisões informadas sobre a compra, uso ou consumo de um produto ou serviço.

Manutenção e reparo

Fornece informações detalhadas sobre as características técnicas do produto, facilitando a manutenção, reparo e substituição de peças quando necessário.

Conformidade regulatória

Em muitos setores, como o alimentício, farmacêutico, automotivo e outros, a elaboração e a manutenção de fichas técnicas são necessárias para cumprir regulamentações e padrões de segurança e qualidade.

Transparência e responsabilidade

Ao disponibilizar informações detalhadas sobre o produto ou serviço, as empresas demonstram transparência e responsabilidade perante os clientes, parceiros comerciais e autoridades regulatórias.

A montagem de uma ficha técnica requer uma apresentação clara e objetiva dos parâmetros técnicos a serem verificados. É recomendável utilizar imagens ou desenhos que representem precisamente o padrão de qualidade a ser seguido, especialmente ao lidar com a entrada de mercadorias, evitando assim o recebimento de matéria-prima fora dos padrões estabelecidos.

Existem diversos modelos de fichas técnicas, que variam de acordo com o segmento do negócio. No entanto, para facilitar o entendimento, destacamos os principais itens que ela deve conter:

• Nome do produto;
• custo de cada insumo;
• cotação do fornecedor;
• tempo de preparo;
• mão-de-obra necessária;
• equipamento utilizado;
• especificidades do armazenamento dos ingredientes;
• rendimento total esperado;
• tamanho de cada porção;
• impostos;
• encargos;
• custo final total;
• imagem do produto;
• instruções especiais.

Ao criar uma ficha técnica, é essencial realizar uma análise abrangente de todos os processos internos e custos envolvidos. Esse planejamento é fundamental para estabelecer um histórico de análise e evolução de desempenho, que será valioso para compreender os resultados alcançados com a implementação ou otimização da ficha técnica.

Como montar fichas técnicas de produto?

Acompanhe, a seguir, um passo a passo completo para a montagem de uma ficha técnica:

Identificação do produto ou serviço

Defina claramente qual é o produto ou serviço que será documentado na ficha técnica.

Listagem de parâmetros técnicos relevantes

Identifique os principais parâmetros técnicos que precisam ser documentados. Isso pode incluir características físicas, químicas, elétricas, mecânicas, entre outras, dependendo da natureza do produto ou serviço.

Organização dos itens

Liste todos os itens que devem estar presentes na ficha técnica, como nome do produto, lista de materiais, dimensões, peso, especificações técnicas, instruções de uso, entre outros.

Coleta das informações necessárias

Reúna todas as informações relevantes sobre o produto ou serviço, incluindo detalhes sobre materiais, processos de fabricação, normas aplicáveis, regulamentações, e qualquer outra informação pertinente.

Definir o layout

Determine como as informações serão organizadas na ficha técnica. Pense na disposição dos itens, na hierarquia das informações e na formatação geral.

Elaborar a ficha técnica

Utilize um software de edição de texto ou planilha para criar a ficha técnica, inserindo os itens e informações coletadas anteriormente. Certifique-se de manter o layout consistente e de fácil leitura.

Incluir elementos visuais

Se apropriado, adicione imagens, diagramas, gráficos ou tabelas que ajudem a ilustrar as informações apresentadas na ficha técnica.

Revisar e atualizar

Revise cuidadosamente a ficha técnica para garantir que todas as informações estejam corretas, claras e completas. Faça ajustes conforme necessário e mantenha-a atualizada conforme houver alterações nos produtos ou serviços.

Testar a ficha técnica

Antes de distribuir ou implementar a ficha técnica, realize testes para garantir que ela atenda às necessidades e expectativas estabelecidas.

Implementar e disponibilizar

Após finalizada e revisada, implemente a ficha técnica nos processos relevantes da empresa. Disponibilize-a para as equipes responsáveis pela produção, vendas, atendimento ao cliente e qualquer outro departamento que possa se beneficiar das informações contidas na ficha.

Promova a conscientização e treinamento

Uma alternativa pode ser a condução de treinamentos ou sessões de conscientização, de modo a garantir que as equipes compreendam como usar e interpretar a ficha técnica corretamente.

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